Politique de confidentialité

Avertissement sur la confidentialité de Four Seasons

Dernière mise à jour : 25 mai 2018

 

Four Seasons Hotels and Resorts (« Four Seasons », « nous », « notre » et « nos ») prend très au sérieux la protection de votre vie privée. Notre Avertissement sur la confidentialité indique les informations que nous collectons à propos des clients de nos hôtels, des propriétaires et locataires de résidences clubs et de résidences privées ou des personnes les occupant en échange (désignés collectivement les « Clients et Propriétaires »), ainsi que des visiteurs de son site et de son application mobile. Il précise également comment Four Seasons utilise ces informations pour mieux répondre à vos attentes.

 

Cet Avertissement sur la confidentialité a été adopté par toutes les différentes entités juridiques qui gèrent et exploitent les hôtels, complexes et résidences de la marque Four Seasons. Ces entités comprennent Four Seasons Hotels Limited et ses filiales et sociétés affiliées directes et indirectes, ainsi que toutes les entités juridiques séparées et distinctes qui gèrent des hôtels, complexes hôteliers et résidences Four Seasons sous gestion à travers le monde. Les références à « nous », « notre », « nos » et « Four Seasons » dans cet Avertissement sur la confidentialité désignent collectivement ces entités juridiques séparées et distinctes, selon le contexte.

Qu'entend-on par donnée à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont des informations permettant de vous identifier. Voici celles que nous traitons :

 

  • Informations de base : notamment vos nom, âge, sexe, données de passeport et photos accessibles au public.
  • Coordonnées : notamment vos adresses postale et électronique, votre code postal, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
  • Informations financières : notamment les données de votre carte de crédit, le détail de vos dépenses et l'historique de vos transactions. 
  • Informations sur votre santé lorsqu'elles divulguées et utiles pour la prestation des services. 
  • Préférences : notamment les demandes spéciales, les problèmes de service et vos autres préférences pour votre séjour.
  • Informations techniques : notamment les données des appareils que vous utilisez pour interagir avec nous (y compris l'identifiant unique de l'appareil, le modèle de matériel, le système d'exploitation et sa version, et les informations du réseau mobile si vous utilisez notre application mobile).
  • Correspondance : quand vous nous contactez dans le cadre d'une demande de renseignements ou autre, toute correspondance ou requête peut être conservée et ajoutée à vos données à caractère personnel.

Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

 

  • vous permettre d'utiliser notre site web et notre application mobile ;
  • nous aider à vous identifier, vous et les comptes que vous détenez chez nous ;
  • vous offrir un meilleur service client ;
  • vous aider dans vos réservations et vous fournir les services que vous demandez dans nos établissements ;
  • traiter les transactions effectuées via notre site (y compris le paiement des achats que vous avez réalisés sur celui-ci) et répondre aux demandes de renseignements sur vos transactions ;
  • facturer les séjours que vous effectuez chez nous ;
  • confirmer les transactions précédentes et rapprocher les relevés ou factures ;
  • vous contacter à propos de questions liées aux séjours que vous effectuez chez nous ;
  • vous envoyer des newsletters concernant nos établissements, vous proposer des promotions ou vous informer des offres et autres informations susceptibles de vous intéresser (si vous nous accordez séparément votre consentement à cet égard, le cas échéant) ;
  • mener des enquêtes ou des groupes de discussions pour obtenir votre avis sur nos établissements et nos prestations de services ((si vous nous accordez séparément votre consentement à cet égard, le cas échéant) ;
  • répondre à vos demandes spécifiques d'informations sur l'un de nos hôtels, complexes ou résidences, ou traiter tout autre problème, demande, correspondance ou réclamation que vous pouvez nous adresser ;
  • vous permettre de participer à l'une de nos promotions en ligne ;
  • créer un profil de propriétaire, stocké dans nos systèmes de gestion des établissements, si vous devenez propriétaire d'une résidence privée ou d'une résidence club ;
  • analyser les tendances et les opinions des clients ; et
  • gérer notre activité, notamment à des fins internes telles que le contrôle de gestion, l'analyse des données, les statistiques et les études, ainsi que la résolution de problèmes pour nous permettre d'améliorer nos services.

 

Parfois, nous combinons les informations de plusieurs Propriétaires et Clients pour mieux comprendre les tendances et leurs attentes. Dans ce cas, tous les identifiants sont retirés et les informations agrégées et anonymisées ne permettent pas d'identifier une personne en particulier.

Sur quelle base utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel sur les bases suivantes :

 

  • respect de nos obligations légales et règlementaires, notamment les exigences d'information financière imposées par les régulateurs gouvernementaux et nos commissaires aux comptes ;
  • conclusion d'accords avec vous et exécution de notre accord consistant à vous offrir des services pendant votre séjour chez nous ;
  • à des fins commerciales légitimes : l'utilisation de vos informations à caractère personnel nous permet d'exercer et d'améliorer nos activités et de minimiser la perturbation des services que nous pouvons vous offrir ; elle nous permet également de vous adresser des communications plus pertinentes et personnalisées et de vous offrir une expérience plus efficace en termes de services ;
  • parce que vous nous avez donné votre consentement : parfois, nous pouvons vous demander votre autorisation d'utiliser vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités. Voir la section Vos droits pour de plus amples informations sur vos droits lorsque nous traitons vos informations sur la base de votre consentement ; ou
  • constatation, exercice ou défense d'un droit ou d'une action en justice.

Comment les informations à caractère personnel sont-elles collectées ?

Nous collectons vos informations à caractère personnel lors du suivi de nos services et outils technologiques, notamment la communication par courrier électronique adressée et reçue par Four Seasons et les cartes de commentaires.

 

Sinon, nous collectons les informations lorsque vous nous les communiquez ou à l'occasion d'échanges directs avec nous, par exemple :

 

  • lorsque vous créez un profil ou vous connectez pour accéder à un profil existant sur notre site ou une application ;
  • quand vous faites un achat sur notre site ;
  • quand vous faites une réservation en ligne, en appelant l'un de nos Bureaux de réservations internationaux ou directement un hôtel ou complexe en particulier ; et
  • au cours de votre séjour à l'hôtel, dans un complexe, une résidence club ou une résidence privée, y compris les informations communiquées à l'arrivée.

 

Nous recevons également des informations à votre sujet par d'autres sources, telles que nos partenaires commerciaux et les sources publiques. Nous combinons les données que nous détenons sur vous à partir de différentes sources, y compris celles que vous nous avez fournies.

 

Nous pouvons également recueillir des données vous concernant à l’aide de cookies lorsque vous visitez notre site web. Pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies, veuillez consulter notre Avertissement sur les cookies. Enfin, nous pouvons obtenir votre photo à partir de sources publiquement disponibles afin de pouvoir vous reconnaître et vous fournir ainsi un service client de qualité supérieure.

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons diverses technologies et mesures de sécurité pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés et toute altération ou destruction, conformément aux dispositions applicables sur la protection des données et la confidentialité. Par exemple, nous n'autorisons que les communications chiffrées pour tous nos formulaires web, notamment lorsque vous nous communiquez les données de votre carte de crédit via notre site web.

 

Chaque établissement Four Seasons conserve les informations à caractère personnel en lieu sûr et nous prenons des mesures pour assurer que seules les personnes désignées y accèdent.

Quelles sont les informations non sécurisées ?

Nous nous efforçons de protéger la confidentialité de votre compte et d'autres informations à caractère personnel que nous détenons dans nos dossiers. Malheureusement, nous ne pouvons pas vous garantir une sécurité absolue. Les utilisations ou accès non autorisés, les défaillances matérielles ou logicielles et d'autres facteurs peuvent compromettre la sécurité des informations des utilisateurs. En outre, bien que nous nous efforcions de mettre en place des protections contractuelles adéquates, nous ne pouvons garantir la sécurité des données à caractère personnel stockées dans les bases de données hébergées par des tiers.

 

Il est important de noter que les communications par e-mail ne sont pas sécurisées. Il s’agit d’un risque inhérent à l'utilisation du courrier électronique. Prêtez-y attention lorsque vous nous demandez des informations ou nous envoyez des formulaires par e-mail (par exemple, à partir de la section « Nous contacter » de notre site). Nous vous recommandons de ne pas inclure d’informations confidentielles (par ex. des données de carte de crédit) dans le courrier électronique. Pour assurer votre protection, nos réponses par e-mail ne comportent aucune information confidentielle.

 

Enfin, par prudence, assurez-vous de toujours fermer votre navigateur lorsque vous avez fini de remplir un formulaire ou en avez terminé avec le site de réservation. Bien que la session se termine après une brève période d'inactivité, il est préférable de fermer vos navigateurs immédiatement après avoir terminé, en particulier lorsque vous utilisez un ordinateur public.

Quelles sont les informations à caractère personnel susceptibles d'être transmises à des tiers ?

Nous pouvons partager certaines de vos données à caractère personnel avec :

 

  • d'autres hôtels et complexes Four Seasons et des établissements gérés (notamment les résidences clubs et résidences privées) ;
  • les experts commerciaux des établissements Four Seasons Residence Club ;
  • les agents, sous-traitants ou prestataires de services tiers de Four Seasons qui nous fournissent des services afin de nous permettre de mieux répondre aux besoins des Clients et Propriétaires ;
  • les séquestres, prêteurs tiers et agents de gestion de prêts ;
  • un client ou investisseur potentiel en cas de cession de tout actif ou activité ;
  • les fournisseurs de moteur de recherche ou d'analyses qui aident Four Seasons à améliorer et optimiser son site et son application mobile ;
  • nos consultants et commissaires aux comptes ; et
  • les régulateurs, administrations, tribunaux et services de répression locaux ou à l'étranger, ainsi que les services de sécurité nationaux.

 

Vous pouvez prévenir l'hôtel si vous ne voulez pas que vos préférences personnelles soient partagées.

 

Lorsqu'un tiers est engagé par Four Seasons pour fournir des services pour notre compte, Four Seasons s'assure qu'il protège vos informations à caractère personnel d'une façon conforme aux principes présentés dans cet Avertissement sur la confidentialité.

 

Dans le cas des promoteurs de biens résidentiels externes, leur politique concernant la collecte, la conservation et l'utilisation de vos données à caractère personnel peut être consultée sur leur site web spécifique.

 

Si vous avez choisi de vous inscrire sur une liste, veuillez noter que ces listes ne sont utilisées qu'à des fins internes et que nous ne les vendons ni ne les louons à quiconque.

 

Si Four Seasons Hotels and Resorts a des raisons de suspecter une activité illégale, il peut mener une enquête et/ou signaler ses doutes ou résultats à la police et/ou à tout autre service de répression concerné.

Transferts de vos données à caractère personnel en dehors de votre pays de résidence

Vos informations à caractère personnel peuvent être traitées par Four Seasons et ses prestataires externes agréés partout dans le monde, y compris dans des pays où les lois sur la protection des données confidentielles peuvent ne pas être équivalentes ou aussi protectrices que dans votre pays de résidence.

 

Celles-ci seront notamment stockées dans votre profil client dans notre système central de réservations situé au Canada et mises à la disposition de tous les établissements Four Seasons.

 

Nous mettrons en œuvre les mesures appropriées pour nous assurer que vos données à caractère personnel sont protégées et sécurisées lorsqu'elles sont transférées à l'extérieur de votre pays de résidence. Ces mesures comprennent la mise en œuvre d'accords de transfert de données comprenant des clauses de protection des données standard. Pour en savoir plus sur les accords de transfert de données, cliquez ici.

Vos droits

Accès à vos informations à caractère personnel

Nous comprenons que vous puissiez avoir envie de connaître les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, et nous serons heureux de vous aider à cet égard. Cependant, pour protéger ces informations, nous vous demanderons de nous prouver votre identité au moment de votre demande.

 

Si vous faites une demande en personne, vous serez invité à présenter un document d'identité avec une photo, comme un passeport ou un permis de conduire, et à signer un formulaire de demande.

 

Si vous effectuez une demande par d'autres moyens, nous vous demanderons de nous contacter par écrit, c'est-à-dire par e-mail, fax ou lettre, en joignant la copie d'une pièce d'identité officielle et de votre signature. Nous vous demanderons également de nous communiquer vos adresses et numéros de téléphone privés et professionnels afin de les comparer à nos fichiers et de nous assurer de votre identité.

 

Les informations ci-dessus sont exigées pour constituer une trace d'audit sur la façon dont votre demande aura été traitée.

 

Four Seasons se réserve le droit de vous refuser l'accès à vos informations à caractère personnel dans certaines conditions autorisées par la loi. Si celles-ci ne vous sont pas communiquées, vous recevrez les motifs de ce refus.

 

Autres droits

Vous pouvez également avoir le droit de :

 

  • demander la rectification et/ou la suppression de vos données à caractère personnel ;
  • demander une restriction au traitement de vos informations à caractère personnel ou y faire objection ;
  • refuser le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct ;
  • retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (lorsque Four Seasons les traite sur la base de votre consentement) ; et
  • demander la transmission à une autre entreprise des informations à caractère personnel que vous avez fournies à Four Seasons, et ce dans un format lisible par machine.

 

Si vous avez choisi de partager des informations à caractère personnel avec Four Seasons, vous aurez toujours la possibilité de retirer votre consentement.

 

Si vous ne souhaitez pas recevoir d'informations commerciales de Four Seasons, vous pouvez indiquer vos souhaits sur votre carte d'enregistrement lorsque vous séjournez chez nous ou envoyer un e-mail à : guest.historian@fourseasons.com. Vous aurez toujours la possibilité d'accepter ou de refuser toute forme de communication de Four Seasons. Vous pouvez vous désabonner à tout moment de nos communications commerciales électroniques en sélectionnant le lien « se désinscrire » figurant dans celles-ci.

 

Si vous faites objection au traitement de vos données à caractère personnel ou si vous avez donné votre consentement et que vous choisissez ultérieurement de le retirer, nous respecterons votre choix conformément à nos obligations légales.

 

Dans ce cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'effectuer les actions nécessaires à la réalisation des finalités de traitement décrites ci-dessus (voir «Comment utilisons-nous vos informations à caractère personnel  ?») ou que vous ne puissiez plus utiliser les services que nous proposons.

 

Après le retrait de votre consentement, il se peut que Four Seasons puisse maintenir le traitement de vos informations à caractère personnel dans la mesure exigée ou autorisée par la loi.

 

Si vous désirez exercer l'un de ces droits, vous pouvez le faire à tout moment de la manière indiquée ci-dessous.

Si vous êtes client des hôtels et complexes, contactez notre Corporate Guest Historian :

 

  • par e-mail à l'adresse guest.historian@fourseasons.com
  • par télécopie au 1 (416) 441-4676
  • par courrier :
    À l'attention de Corporate Guest Historian
    1165 Leslie Street
    Suite 600
    Toronto, Ontario M3C 2K8
    Canada

 

Si vous êtes Propriétaire d'une résidence club ou d'une résidence privée :

 

  • via le Directeur des résidences de l'établissement où se situe le bien du Propriétaire
  • par e-mail à l'adresse guest.historian@fourseasons.com
  • par télécopie au 1 (416) 441-4676
  • par courrier :
    À l'attention de Corporate Guest Historian
    1165 Leslie Street
    Suite 600
    Toronto, Ontario M3C 2K8
    Canada

 

Vous pouvez aussi prendre contact avec notre Délégué à la protection des données à l'adresse figurant dans la partie « Nous contacter ».

Combien de temps mes données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos informations à caractère personnel seront conservées pendant la durée exigée dans le pays qui les détient. Ceci peut comprendre la conservation des informations à la suite de votre séjour. Nous supprimerons vos données à caractère personnel lorsqu'elles ne seront plus requises pour aucune des finalités décrites ci-dessus.

 

Nous pouvons également les conserver si nous y sommes tenus dans le cadre d'une action en justice ou d'une enquête impliquant Four Seasons.

 

Toute information financière conservée par Four Seasons sera protégée conformément aux stipulations de cet Avertissement sur la confidentialité et, dans le cas des financements mis en place aux États-Unis, conformément au Financial Services Modernization Act.  

En quoi vos informations à caractère personnel sont-elles affectées par les transactions commerciales ou les transferts?

Four Seasons gère des établissements pour le compte de propriétaires tiers. Four Seasons peut divulguer au propriétaire d’un établissement les informations relatives à un Client ou un Propriétaire, lorsqu'elles sont nécessaires pour la réalisation de transactions commerciales entre l'établissement et le Client ou Propriétaire en question. Toutes les autres données à caractère personnel sont considérées comme appartenant à Four Seasons et ne sont pas transmises aux propriétaires. Si nous cessons de gérer un établissement particulier, les informations relatives aux clients, qui sont nécessaires au traitement des réservations en cours, et les informations historiquement partagées avec le propriétaire de l’établissement seront conservées par ce dernier. Toutes les autres données à caractère personnel demeureront chez Four Seasons.

Quelles sont les lois applicables à cet Avertissement sur la confidentialité ?

Four Seasons Hotels Limited, qui exerce ses activités partout dans le monde sous le nom de Four Seasons Hotels and Resorts, est une société canadienne constituée en vertu des lois de la province de l'Ontario, Canada. De ce fait, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique à notre entreprise. Nous appliquons les exigences de cette loi (et des autres lois applicables) au traitement de toutes les données à caractère personnel où que nous les recevions, et chaque établissement géré par Four Seasons respecte également les lois sur la protection des données du pays où il se trouve. Tous les transferts d’informations à caractère personnel entre les pays sont soumis aux conditions de cet Avertissement sur la confidentialité et effectués dans le respect de ces lois.

 

Si vous avez d'autres questions concernant la législation ou avez le sentiment que vos données à caractère personnel ne sont pas traitées de façon adéquate, vous pouvez contacter le Commissariat canadien à la protection de la vie privée :

 

Bureau du Commissariat à la protection de la vie privée
30 Victoria Street
Gatineau, Québec
K1A 1H3

N° de téléphone gratuit : 1-800-282-1376

N° de téléphone : +1 (819) 994-5444

Site Internet : www.privcom.gc.ca

E-mail : info@privcom.gc.ca

 

Vous pouvez également porter plainte auprès de l'autorité de surveillance de la protection des données de votre pays.

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet Avertissement sur la confidentialité, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données par courrier à l'adresse suivante :

 

Délégué à la protection des données
Four Seasons Hotels and Resorts
1165 Leslie Street
Toronto, Ontario M3C 2K8
Canada
E-mail : privacy.officer@fourseasons.com