Informativa sulla privacy di Four Seasons

Ultimo aggiornamento: 25 maggio 2018

 

Four Seasons Hotels and Resorts (di seguito “Four Seasons”, “noi”, “ci” e “nostro/a/e/i”) si impegna seriamente a salvaguardare la vostra privacy. La nostra Informativa sulla privacy descrive le informazioni che raccogliamo dagli ospiti dei nostri hotel, dai proprietari di Residence Club e Private Residence, dai potenziali proprietari di Residence Club e Private Residence, dai locatori e dagli ospiti in timeshare (di seguito collettivamente "Ospiti e Proprietari"), nonché dagli utenti del sito web Four Seasons e dell’app mobile, e il modo in cui Four Seasons utilizza tali dati per fornirvi servizi migliori.

 

La presente Informativa sulla privacy è stata adottata da tutti i singoli soggetti giuridici che gestiscono e operano gli hotel, i resort e le proprietà residenziali a marchio Four Seasons. Tali soggetti includono Four Seasons Hotels Limited e le sue controllate e consociate dirette e indirette, e tutti i soggetti giuridici separati e distinti che gestiscono gli hotel, i resort e le proprietà residenziali Four Seasons gestite in tutto il mondo. Ogni riferimento a “noi”, “ci”, “nostro/a/e/i” e “Four Seasons”, a seconda del contesto, nell'ambito della presente Informativa sulla privacy si riferisce collettivamente a tali soggetti giuridici separati e distinti.

Cosa sono i dati personali?

I dati personali sono costituiti da qualsiasi informazione su di voi in quanto individui identificabili. I dati personali che trattiamo comprendono:

 

  • dati di base: ad esempio nome e cognome, età, sesso, estremi del passaporto, foto pubblicamente disponibili;
  • dati di recapito: ad esempio indirizzo di casa, codice postale, indirizzo email, numero telefonico;
  • dati finanziari: ad esempio dati della carta di credito, dettaglio delle spese, cronologia delle transazioni;
  • dati relativi alla salute, ove divulgati e rilevanti per la fornitura dei servizi;
  • preferenze: ad esempio richieste speciali, attività di servizio e altre preferenze per il soggiorno;
  • dati tecnici: ad esempio il dispositivo utilizzato per interagire con noi (inclusi l’identificativo unico del dispositivo, il modello di hardware, il sistema operativo e la versione, e informazioni sulla rete mobile, nel caso dell’app mobile); e
  • corrispondenza: quando ci contattate, ad esempio per inviare una domanda o una richiesta, qualsiasi corrispondenza o candidatura potrebbe essere conservata e aggiunta ai vostri dati personali.

Come utilizziamo i vostri dati personali?

Usiamo i vostri dati personali per le seguenti finalità:

 

  • per consentirvi di usare il nostro sito web e la nostra app mobile;
  • per aiutarci a identificare voi e altri account che avete presso di noi;
  • per fornirvi un servizio clienti migliore;
  • per assistervi nella prenotazione e per fornirvi i servizi che richiesti presso le nostre proprietà;
  • per elaborare le transazioni tramite il nostro sito (inclusa l’accettazione di pagamenti per acquisti effettuati mediante il sito web) e per assistervi in merito a qualsiasi richiesta relativa alla transazione;
  • per fini di fatturazione in relazione al vostro soggiorno presso di noi;
  • per confermare le transazioni precedenti e per riconciliare conti o fatture;
  • per contattarvi in relazione a questioni derivanti dal vostro soggiorno presso di noi;
  • per inviarvi newsletter relative alle nostre proprietà e per mettervi a conoscenza di promozioni o informarvi di offerte o fornirvi altre informazioni che potrebbero essere di vostro interesse (se, ove richiesto, ci avrete fornito separatamente il consenso a farlo);
  • per effettuare sondaggi o ricerche di mercato al fine di ricevere le vostre opinioni sulle nostre proprietà e sulla fornitura dei nostri servizi (se, ove richiesto, ci avrete fornito separatamente il consenso a farlo);
  • per rispondere a specifiche vostre "Richieste di informazioni" relative a nostri hotel, resort o proprietà residenziali e per gestire ogni altra richiesta, corrispondenza, problema o reclamo che abbiate sollevato;
  • per consentirvi di partecipare alle nostre promozioni online;
  • se diventate proprietari di Private Residence o Residence Club, per creare un profilo del proprietario da conservare nei nostri sistemi di gestione delle proprietà;
  • per analizzare e studiare le tendenze del mercato; e
  • per svolgere la nostra attività, incluso a scopi interni quali revisione dei conti, analisi di dati, statistiche e ricerche, identificazione e risoluzione di problemi, e per contribuire a migliorare i nostri servizi.

 

Occasionalmente, potremo aggregare i dati di più Ospiti e Proprietari al fine di comprendere meglio le tendenze del mercato e le vostre aspettative. In tal caso, tutti gli identificativi vengono rimossi: i dati aggregati e resi anonimi non potranno quindi essere collegati ad alcun individuo specifico.

Su cosa si fonda il nostro utilizzo dei vostri dati personali?

Utilizziamo i vostri dati personali sulle seguenti basi:

 

  • per rispettare gli obblighi giuridici e normativi, inclusi i requisiti di rendicontazione finanziaria imposti dai legislatori e dai nostri revisori;
  • per stipulare contratti con voi e per ottemperare al nostro dovere contrattuale di fornirvi servizi durante il vostro soggiorno;
  • per scopi commerciali legittimi: l’uso dei vostri dati personali ci aiuta a operare e migliorare la nostra attività, e a ridurre al minimo le interruzioni dei servizi che potremmo offrirvi. Ci consente inoltre di comunicare con voi in modo più pertinente e personalizzato, e di rendere la vostra fruizione dei nostri servizi più efficiente ed efficace;
  • sulla base del vostro consenso: occasionalmente potremmo chiedervi di autorizzarci a utilizzare i vostri dati personali per una o più finalità. Consultate la sezione I vostri diritti per maggiori informazioni sui diritti di cui disponete nei casi in cui elaboriamo i vostri dati sulla base del vostro consenso; o
  • per l’apertura, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni o procedimenti legali.

Come sono raccolti i dati personali?

Raccogliamo i vostri dati personali mentre monitoriamo i nostri strumenti tecnologici e i nostri servizi, incluse le schede di commenti e le comunicazioni email inviate a e da Four Seasons.

 

Inoltre raccogliamo i dati quando ce li fornite o quando interagite direttamente con noi, ad esempio:

 

  • quando create un profilo o accedete a un profilo esistente sul nostro sito o app;
  • quando effettuate un acquisto mediante il nostro sito web;
  • quando effettuate una prenotazione online, chiamando uno dei nostri uffici Worldwide Reservation o contattando direttamente uno specifico hotel o resort; e
  • durante il vostro soggiorno in un hotel, resort, proprietà Residence Club o Private Residence, inclusi i dati forniti all’atto del check-in.

 

Riceviamo inoltre informazioni su di voi da altre fonti, ad esempio i nostri partner commerciali, e da fonti pubblicamente disponibili. Combiniamo i dati che disponiamo su di voi provenienti da fonti diverse, inclusi i dati che ci avete fornito direttamente.

 

Potremmo anche raccogliere vostri dati mediante l’uso di cookie, quando visitate il nostro sito web. Per maggiori informazioni sul nostro utilizzo dei cookie, consultate la nostra Informativa sui cookie. Infine, potremmo raccogliere la vostra foto da fonti pubblicamente disponibili per potervi riconoscere e fornirvi un servizio clienti migliore.

Come proteggiamo i dati personali?

Adottiamo una serie di misure e tecnologie di sicurezza per contribuire a proteggere i vostri dati personali da accessi, uso, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzati, conformemente alla legge applicabile sulla protezione dei dati e sulla privacy. Ad esempio, utilizziamo solo comunicazioni crittografate per tutti i nostri moduli web, incluso quando fornite i vostri dati di carta di credito mediante il nostro sito web.

 

Ogni proprietà Four Seasons archivia i dati personali in un luogo sicuro e adotta misure per assicurare che solo individui designati abbiamo accesso a tali dati.

Quali dati non sono sicuri?

Compiamo ogni sforzo per proteggere la privacy del vostro account e degli altri dati personali che conserviamo, ma sfortunatamente non possiamo garantire una sicurezza completa. L’accesso e l’uso non autorizzati, guasti hardware o software e altri fattori potrebbero compromettere la sicurezza dei dati degli utenti.  Inoltre, benché compiamo ogni sforzo per porre in essere adeguate protezioni contrattuali, non possiamo garantire la sicurezza di dati personali presenti in database ospitati da terzi.

 

È importante tenere presente che nessuna comunicazione email è del tutto sicura. Si tratta di un rischio inerente l’uso dell’email. Siatene consapevoli quando richiedete informazioni o inviate moduli per email (ad esempio, dalla sezione “Contatti” del nostro sito). Vi raccomandiamo di non includere alcuna informazione riservata (ad esempio i dati della carta di credito) quando usate l’email. A vostra tutela, le nostre risposte email non includeranno alcuna informazione riservata.

 

Infine, per prudenza, accertatevi di chiudere il browser quando avete terminato un modulo o quando uscite dal sito di prenotazione. Benché la sessione si chiuda dopo un breve tempo di inattività, è meglio chiudere il browser immediatamente dopo il completamento dell’operazione, specialmente se usate un computer pubblico.

Quali dati personali potrebbero essere forniti a terzi?

Potremmo condividere alcuni dei vostri dati personali con:

 

  • altri hotel, resort e proprietà gestite Four Seasons, tra cui Private Residences e Residence Club;
  • specialisti commerciali delle proprietà Four Seasons Residence Club;
  • agenti, collaboratori esterni o fornitori terzi di Four Seasons che forniscono servizi finalizzati a soddisfare al meglio le vostre esigenze in veste di Ospite o Proprietario;
  • depositari, prestatori terze parti e agenti per servizi di prestito;
  • un potenziale acquirente o investitore nel caso di vendita di qualsiasi attività o risorsa;
  • fornitori di strumenti di analisi e motori di ricerca che assistano Four Seasons nel miglioramento e nell’ottimizzazione del sito web e della nostra app mobile;
  • nostri consulenti e revisori; e
  • autorità di regolamentazione, governi, tribunali, forze dell’ordine e servizi di sicurezza nazionale, locali o stranieri.

 

Potete indicare all’hotel se desiderate che le vostre preferenze personali non siano condivise.

 

Ove Four Seasons impiegasse terze parti per fornire servizi per proprio conto, Four Seasons assicura che tali parti tuteleranno i vostri dati personali in conformità ai principi esposti nella presente Informativa sulla privacy.

 

Nel caso di sviluppatori terzi di proprietà residenziali, è possibile consultare il sito web dello specifico sviluppatore per conoscere la rispettiva Informativa relativamente alla raccolta, conservazione e utilizzo dei vostri dati personali.

 

Se avete scelto di iscrivervi a una mailing list, sappiate che tali liste sono usate unicamente per fini interni e che non vendiamo né affittiamo a nessuno le liste di contatti.

 

Se Four Seasons Hotels and Resorts sospetta che si stia svolgendo qualsivoglia attività illecita, potrà investigare e/o riferire quanto rilevato o tali sospetti alle forze di polizia o ad altra autorità giuridica competente.

Trasferimenti dei dati personali al di fuori del Paese di residenza

I vostri dati personali potrebbero essere trattati da Four Seasons e dai suoi fornitori di fiducia terzi ovunque nel mondo, incluso in Paesi nei quali le leggi sulla privacy dei dati potrebbero non essere equivalenti a quelle del vostro Paese, o altrettanto rigorose.

 

In particolare, i vostri dati personali saranno conservati nel vostro profilo di ospite presso il nostro sistema centrale delle prenotazioni situato in Canada, disponibile a tutte le proprietà Four Seasons.

 

Implementeremo misure adeguate per assicurare che i vostri dati personali rimangano protetti e al sicuro quando trasferiti al di fuori del vostro Paese. Tali misure comprendono l’inclusione di clausole standard relative alla protezione dei dati nei contratti relativi al trasferimento dei dati. Maggiori informazioni sui contratti relativi al trasferimento dei dati si trovano qui.

I vostri diritti

Accesso ai vostri dati personali

Comprendiamo che potreste voler sapere quali dati personali conserviamo su di voi e saremo lieti di assistervi nella vostra richiesta. Per proteggere i vostri dati personali vi chiederemo di dimostrarci la vostra identità al momento della richiesta.

 

Quando effettuate di persona una richiesta, vi chiederemo di produrre una forma di identificazione comprendente una foto, come un passaporto o una patente di guida, e vi sarà chiesto di sottoscrivere un modulo di richiesta.

 

Se effettuate la richiesta mediante altri mezzi, vi chiederemo di contattarci per iscritto via email, fax o lettera includendo la copia di un documento di identificazione ufficiale con la vostra firma. Vi chiederemo inoltre indirizzi e numeri di telefono sia di casa e di lavoro per poterli confrontare con i file in nostro possesso e assicurarci della vostra identità.

 

I dati summenzionati sono necessari per creare un record cronologico relativo alla modalità di elaborazione della vostra richiesta.

 

Four Seasons si riserva il diritto di rifiutare l’accesso ai vostri dati personali in determinate circostanze, così come consentito dalla legge. In tal caso, vi sarà comunicato il motivo della negata divulgazione.

 

Altri diritti

Potreste anche avere diritto di:

 

  • richiedere la rettifica e/o la cancellazione dei vostri dati personali;
  • richiedere la restrizione del trattamento dei vostri dati personali, o opporvi a tale trattamento;
  • rinunciare (opt-out) al trattamento dei vostri dati personali per scopi di marketing;
  • ritirare il consenso al trattamento dei vostri dati personali (ove Four Seasons stia trattando i vostri dati personali in base al vostro consenso); e
  • richiedere la ricezione o la trasmissione ad altra organizzazione, in un formato leggibile da dispositivo automatico, dei dati personali che avete fornito a Four Seasons.

 

Ove vi sia concessa l’opzione di condividere i dati personali con Four Seasons, potrete sempre decidere di non farlo.

 

Se non desiderate ricevere comunicazioni di marketing da Four Seasons, potete indicare tale intenzione sulla vostra scheda di registrazione al momento del soggiorno o inviare un’email a: guest.historian@fourseasons.com. Avrete sempre la possibilità di accettare o declinare qualsiasi forma di comunicazione da Four Seasons. Potete cancellarvi dalle comunicazioni di marketing in forma elettronica in qualsiasi momento, selezionando il link di cancellazione (“unsubscribe”) incluso in tali comunicazioni.

 

Se vi opponete al trattamento dei vostri dati personali, o se avete fornito il vostro consenso al trattamento e successivamente decidete di ritirarlo, rispetteremo tale scelta in conformità con i nostri obblighi legali.

 

Ciò potrebbe determinare l'impossibilità di eseguire le azioni necessarie a raggiungere gli scopi del trattamento sopra descritto (consultare la sezione "Come utilizziamo i vostri dati personali?") o la vostra impossibilità di utilizzare i servizi da noi offerti.

 

Dopo aver ritirato il vostro consenso, Four Seasons potrebbe essere in grado di proseguire il trattamento dei vostri dati personali nella misura richiesta o consentita dalla legge.

 

Se in qualsiasi momento desiderate esercitare tali diritti, potete farlo con le modalità seguenti:

Per gli Ospiti di hotel e resort, contattando il nostro Corporate Guest Historian:

 

  • via e-mail a guest.historian@fourseasons.com
  • via fax al numero 1 (416) 441-4676
  • per posta all'indirizzo:
    Attention: Corporate Guest Historian
    1165 Leslie Street
    Suite 600
    Toronto, Ontario M3C 2K8
    Canada

 

Per i proprietari Residence Club e Private Residence:

 

  • mediante il Director of Residences presso la proprietà
  • via e-mail a guest.historian@fourseasons.com
  • via fax al numero 1 (416) 441-4676
  • per posta all'indirizzo:
    Attention: Corporate Guest Historian
    1165 Leslie Street
    Suite 600
    Toronto, Ontario M3C 2K8
    Canada

 

In alternativa, potete contattare il nostro responsabile della privacy (Chief Privacy Officer) al recapito indicato nella sezione ‘Contatti’.

Per quanto tempo vengono conservati i vostri dati personali?

I vostri dati personali sono conservati per il periodo di tempo stabilito per legge nella giurisdizione competente per l’hotel che detiene tali dati. Ciò potrebbe implicare la conservazione dei dati anche dopo la conclusione del vostro soggiorno. Cancelleremo i vostri dati personali quando non saranno più necessari per nessuno dei fini sopra descritti.

 

Conserveremo inoltre i vostri dati personali ove sia necessario in relazione a un’azione legale o a un’investigazione che coinvolga Four Seasons.

 

Qualsiasi informazione finanziaria di cui disponga Four Seasons sarà protetta ai sensi dei termini della presente Informativa sulla privacy e, ove il finanziamento sia disposto negli Stati Uniti, ai sensi del Financial Services Modernization Act.

Come influiscono sui dati personali le transazioni commerciali e/o i trasferimenti?

Four Seasons gestisce le proprietà per conto di proprietari terzi. Four Seasons potrebbe divulgare a tali proprietari determinate informazioni su Ospiti o Proprietari nella misura necessaria a implementare transazioni commerciali fra la proprietà e un particolare Ospite o Proprietario. Tutti gli altri dati personali sono considerati di proprietà di Four Seasons e non sono condivisi con i proprietari. Qualora interrompessimo la gestione di una determinata proprietà, i dati sull’ospite necessari per trattare le prenotazioni in sospeso e i dati che sono storicamente condivisi con il proprietario sono trattenuti dal proprietario. Tutti gli altri dati personali rimangono unicamente a Four Seasons.

Quali leggi si applicano alla presente Informativa?

Four Seasons Hotels Limited opera a livello mondiale come Four Seasons Hotels and Resorts ed è una società canadese costituita ai sensi delle leggi della Provincia dell’Ontario, Canada. Come tale, si applica alla nostra azienda il Personal Information Protection and Electronic Documents Act del Canada. Applichiamo i requisiti di tale legge, e di qualsiasi altra legge applicabile, alle modalità di trattamento di tutti i dati personali ovunque ricevuti, e ciascuna proprietà gestita da Four Seasons è conforme anche alle leggi locali sulla privacy della giurisdizione competente. Tutti i trasferimenti di dati personali tra nazioni saranno soggetti ai termini della presente Informativa sulla privacy ed eseguiti in conformità ai medesimi.

 

In caso di ulteriori domande relative alla legge o se ritenete che i vostri dati personali non siano trattati in modo adeguato, potete contattare il Privacy Commissioner of Canada al seguente indirizzo:

 

The Office of the Privacy Commissioner of Canada
30 Victoria Street
Gatineau, Quebec
K1A 1H3, Canada

Numero verde: 1-800-282-1376

Telefono: 1 (819) 994-5444

Sito web: www.privcom.gc.ca

Email: info@privcom.gc.ca

 

Potreste inoltre avere il diritto di proporre un reclamo presso l’autorità di controllo locale preposta alla tutela dei dati personali.

Contatti

Se avete domande o dubbi relativi alla presente Informativa sulla privacy, contattate il nostro responsabile della privacy (Chief Privacy Officer) scrivendo al seguente indirizzo:

 

Chief Privacy Officer
Four Seasons Hotels and Resorts
1165 Leslie Street
Toronto, Ontario M3C 2K8
Canada
E-mail: privacy.officer@fourseasons.com